ODCの参加申し込みが2つに分かれている件

こんにちは。ODC事務局の宮原です。この文章を読んでいるということは、
ODCの申し込みをしようとして、「なんで2つに分かれているんだ」と疑問
に思ったからでしょう。そんな皆さんのために、今回の受付システムの背景を
かいつまんで説明させていただきます。

OSCの受付システムを改変したい

現在開催しているOSCでは、独自の受付システムを使って受付処理を行って
いますが、OSCのポリシーでもある自由な雰囲気が反映されているのか、
かなり柔軟な（≒適当な）システムになっています。

そのため、見た目に問題があったり、きちんと事前登録をしてもらうため
の仕組みなどが用意されていません。昨今では事前登録率が半分以下にな
るなど、運営を円滑に進める上での課題も出てきています。そこで現在、
新しい受付システムへの移行を模索している段階です。

外部サービス利用か、自作するか

OSCはセミナー発表を可能な限り限界まで受け入れるため、他のイベントに
比べるとセミナー数が多く、また最終的なセミナープログラムが確定する
のが開催直前ということも珍しくありません。そのため、一般的に勉強会
などで使用されているイベント申し込みサービスでは対応できない要件が
多いのが実状です。

一方で、前述の通り受付システムを使い続けることも限界に近付きつつある
ため、業務要件・フローを既にあるシステムに合わせつつ運営を行うか、
現状の業務要件・フローに合わせたシステムを自作するかの検討を行って
います。

このような状況の中、今回のODCでは外部サービス利用にチャレンジという
ことで、参加申し込みに「イベントレジスト」のベーシック機能を試用して
みることになりました。試用の主な目的は、事前申し込みを受け付けること、
当日の参加証を発行することなどにあります。

セミナー参加希望の人数も把握しないと！

しかし、今回のODCもOSCと同様、複数のセミナー会場で同時並行でセミナー
が開催されるため、各セミナーの参加希望人数を把握する必要があります。

すべての会場が同じサイズならばいいのですが、今回の会場は1つの会場が140名、
その他の会場が50名〜60名のキャパとなっています。適切な会場の割り振りを行う
ため、参加を希望するセミナーも事前登録してもらう必要があります。セミナー事前
登録もイベレジで行えればよかったのですが、残念ながら複数会場でのセミナー申し
込み機能は有償のプレミアム機能のため、期間的にも費用的にも今回は利用できず、
仕方なく既存システムを利用しています。

OSC/ODCを今後円滑に継続していくために

以上のような理由で、今回のODCは2つの申し込みシステムが連携せず混在する形と
なってしまいました。申し込みをしていただく皆さんには不便をかけてしまい、
大変申し訳なく思っています。OSC/ODCを今後円滑に継続していくために、まずは
できることからチャレンジしているとご理解、ご協力いただければ幸いです。

オープンデベロッパーズカンファレンス事務局
宮原 徹